Tout savoir sur les charges récupérables en location

Si vous êtes bailleur, il est indispensable de savoir comment calculer les charges locatives pour rester conforme à la réglementation et maintenir une relation sereine avec vos locataires.

Que recouvrent exactement les charges récupérables ?

Les charges récupérables, appelées aussi charges locatives, correspondent aux dépenses engagées par le propriétaire mais qui sont légalement refacturables au locataire. Elles concernent des services dont le locataire bénéficie directement.

Ces charges sont encadrées par le décret du 26 août 1987, qui liste de manière exhaustive les frais récupérables. On y retrouve notamment :

• L’entretien courant des parties communes (ménage, électricité, petites réparations)
• Les charges d’ascenseur (entretien, électricité, maintenance)
• Les espaces extérieurs (entretien des jardins, cours, aires de jeux)
• Le chauffage collectif, l’eau froide ou chaude, et l’électricité des parties communes
• Les taxes récupérables comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères

Tout ce qui ne figure pas dans cette liste est à la charge du propriétaire, comme les gros travaux, la rénovation de façade, les frais de gestion de l’agence, ou encore l’assurance de l’immeuble.

Forfait ou provisions : deux méthodes de facturation

Le bailleur peut choisir entre deux méthodes pour appliquer les charges :

1. La provision sur charges

C’est le mode le plus courant en location vide. Chaque mois, le locataire verse une somme estimée à l’avance, puis une régularisation annuelle est effectuée sur la base des dépenses réelles. Le propriétaire doit fournir un décompte précis et les justificatifs à l’appui (factures, relevés de charges de copropriété…).

2. Le forfait de charges

Utilisé principalement pour les locations meublées, le forfait fixe un montant mensuel invariable. Il ne donne pas lieu à régularisation, sauf clause contraire. Ce montant doit être réaliste et en cohérence avec les frais réellement supportés.

Les obligations du propriétaire

Le bailleur a plusieurs responsabilités en matière de gestion des charges :

• Distinguer strictement charges récupérables et non récupérables
• Justifier les montants facturés en cas de régularisation
• Fournir les documents justificatifs pendant un mois après l’envoi du décompte
• Respecter les modalités définies dans le bail

Un manquement à ces obligations peut ouvrir la voie à une contestation du locataire, voire à une action en justice. Une bonne gestion des charges, claire et documentée, est donc essentielle pour éviter les conflits.

Les erreurs fréquentes à éviter

Beaucoup de propriétaires, notamment particuliers, commettent des erreurs de bonne foi :

• Intégrer dans les charges des frais non récupérables (frais de gestion, assurance, travaux…)
• Ne pas faire de régularisation annuelle malgré des provisions
• Fixer un forfait trop bas, ou au contraire, exagérément élevé
• Oublier de tenir compte des évolutions du montant des charges réelles

Ces maladresses peuvent nuire à la relation locative, et parfois même à la rentabilité du bien si elles entraînent des remboursements ou des réclamations.

Conclusion : des charges bien calculées, une location bien gérée

Maîtriser les règles des charges locatives est indispensable pour tout propriétaire bailleur, qu’il s’agisse d’une location vide ou meublée. Cela garantit non seulement la conformité juridique, mais aussi une meilleure transparence vis-à-vis du locataire.

Pour aller plus loin et vous assurer de respecter la réglementation, découvrez notre guide complet sur comment calculer les charges locatives. Il vous aidera à structurer vos baux, éviter les litiges, et gérer sereinement vos locations.